Cara membuat Mail Merge menggunakan MS Word 2007 dan MS Excel 2007

Terkadang seorang guru di sekolah akan disibukkan pada saat akhir pelaksanaan Ujian, yach biasanya di sekolah saya akan disibukkan untuk membuat sebuah laporan Hasil pelaksanaan Ulangan tengah semester, bagaimana tidak sibuk sebab laporan tersebut harus diberikan dalam bentuk selembaran surat, sedang isi surat tersebut terdapat banyak sekali data yang harus diolah, nah untuk memudahkan para sobat dalam pekerjaan tersebut ,sobat bisa menggunakan Fasilitas yang sudah ada dalam Microsoft Office yaitu aplikasi Mail merge, Pada kesempatan ini saya akan mencoba berbagi sedikit pengetahuan saya mengenai Mail Merge

Sebelum kita membahas langkah-langkah pembuatannya ada baiknya kita mengetahui apa itu Mail Merge, Mail Merge  yaitu sebuah aplikasi yang disediakan oleh Microsoft Office yang memungkinkan penggunanya membuat banyak surat dengan format dan isi yang sama secara cepat atau dapat pula dikatakan Mail Merge itu adalah sebuah metode atau cara untuk membuat banyak tulisan dengan mudah dan sangat cepat hanya dengan mengubah sedikit pada bagian isi surat. wahhh dah terbayangkan diingatan sobat gimana enaknya menggunakan aplikasi ini, hanya saja pertanyaannya bagaimana cara membuatnya?

Sebenarnya untuk membuat mail merge sobat hanya memerlukan dua buah file yakni file data base  yang akan sobat olah dan file format surat yang akan mengolah data dari file yang satunya. Wahh makin ga sabar buat terus membacanya..

ok sobat langsung aja kita praktekan cara membuat mail merge ini. dengan langkah-langkah yang biasa saya lakukan sebagai berikut :

Buat format surat Laporan hasil Ulangan siswa menggunakan MS Word, dibawah ini saya beri contoh formatnya,nanti sobat bisa kembangkan sesuai kebutuhan sobat namun untuk Nilai KKM sobat bisa langsung isikan karena nilai tersebut tidak akan berbeda-beda setiap siswanya bukan?

Gambar 1

Buat Format Data base di MS Excel ,disini saya beri contoh formatnya (sesuai dengan urutan yang sobat buat di surat laporan tadi)

 Gambar 2

Setelah sobat buat format data base tersebut,lengkapi isi masing-masing datanya dan beri nama pada sheet kerjanya tersebut, (disini saya beri nama Nlai UTS 1)  hal ini dimaksudkakn untuk memudahkan sobat saat melalukan mail merge nanti

Setelah kedua file tersebut dibuat,simpan dalam satu forder,disini saya beri nama "rapor uts" ini untuk memudahkan kita sendiri dalam bekerja,he..he..saya yakin sobat paham maksudnya.

 Gambar 3

langkah selanjutnya barulah kita memulai membuat mail merge dengan kedua file tersebut dengan tahapan sebagai berikut:
Buka file format surat laporan hasil uts tadi ( surat yang sobat buat dengan menggunakan MS Word)
oke sobat sudah ke buka surat yang sobat buat? langkah selanjutnya klik "Mailings" seperti gambar dibawah ini:

Gambar 4

lalu klik Start Mail merge dan pilih "Letters"

langkah selanjutnya Klik Select  Recipients lalu teruskan pilih/klik Use Existing List (seperti gambar dibawah ini)

Gambar 5

Cari dan buka file data base yang sudah sobat buat di MS Excel tadi, nah ini maksud saya tadi membuat folder, sobat...oke langsung aja buka file yang sudah sobat buat itu

Gambar 7

pilih file data base sobat tadi , lalu klik open,akan muncul gambar seperti berikut:

Gambar 8

ini dia maksud saya untuk memberi nama pada shett tadi,biar gampang memilih data yang mau diambil, oke kita langsung aja klik pada data kita yang sudah kita beri nama "Nilai UTS 1" lalu klik OK, maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

Gambar 9

Centang semua file yang mau kita ambil, lalu klik OK, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

Gambar 10

Perhatikan sobat, di sini hanya muncul deretan huruf dan angga,contoh (F2,F3 dst) itu maksudnya semua isi file,saya beri contoh untuk memasukkan nama siswa,coba sobat lihat  di gambar 9  nah dia ada di file F4, sekarang kita masukan file-file tersebut kedalam format surat, kita mulai yach:
Nama siswa : F4
NIS /NISN :F2/F3
Agama :F4 (dan seterusnya sesuai dengan gambar 9 tadi)
setelah semua dimasukkan lihat hasilnya dengan mengklik ikon " Preview Results" ini dimaksudkan untuk mengecek kebenaran data yang sobat masukkan tadi, seperti gambar dibawah ini:

Gambar 11

Oke sobat selesai sudah kita membuat laporan hasil Ulangan tengah Semester siwa menggunakan mail merge,langkah selanjutnya tinggal mencetak Surat tersebut dengan cara: Klik Ikon Finish & Merge lalu pilih Print Document akan muncul kotak dialog seperti berikut:

Gambar 13

Sekarang sobat tinggal print sesuai keinginan sobat...Mudah dan Cepat bukan? coba sobat bayangkan jika sobat harus membuat laporan tersebut secara manual,akan memakan waktu berapa lama untuk mengetik data per siswa,dengan bantuan fasilitas mail merge semua menjadi cepat dan mudah.

oke sobat saya pikir sampai disini aja pembahasan mengenai Mail Merge,jika sobat suka silahkan di share dengan mengklik ikon FB atau twitter kepada teman-teman sobat jika tidak suka juga tidak apa-apa,saya tunggu komentar sobat semua.
salam...